Автоматизация документооборота: распознавание документов, боты, Битрикс24 и 1С

С 2009 года помогаем строительным и промышленным компаниям получать допуски: членство в СРО, лицензии МЧС и Минкультуры, сертификация, аттестация специалистов, обучение. Отдел делопроизводства обрабатывает заявки клиентов на обучение и аттестацию. Сейчас вся работа ручная: сотрудник получает от клиента документы в Телеграме, глазами читает сканы, вручную считает стаж, вручную заполняет заявления и вручную ведёт самодельные таблицы для калькуляций. Заявок становится больше, ручной работы тоже. Хотим это убрать. ЧТО АВТОМАТИЗИРУЕМ Шесть операций, которые сейчас делаются руками: 1. Приём документов от клиента паспорт, диплом, трудовая книжка приходят фото и сканами в Телеграм. Комплект часто неполный, идёт переписка на добор. 2. Распознавание документов данные из сканов переносятся в заявки вручную. 3. Подсчёт стажа по трудовой книжке сотрудник читает скан и считает периоды. 4. Заполнение заявлений в учебный центр форма заполняется руками из тех же документов. 5. Подбор программы обучения по типу заявки и должности человека (например, охрана труда). 6. Ручные таблицы калькуляции и стандарты ведутся в самодельных таблицах отдельно от Битрикс24 и 1С, одни и те же данные вводятся несколько раз. Системы: Битрикс24 (CRM и заявки), 1С (учёт), Телеграм (переписка и приём документов), самодельные таблицы. Есть внешний портал учебного центра разберём его на встрече. КАК ВЫБИРАЕМ ИСПОЛНИТЕЛЯ Пишем открыто, чтобы не тратить ваше и наше время: 1. Отвечаете на анкету ниже 9 вопросов, по пунктам. 2. Короткий разбор одной операции полстраницы, без презентации. 3. Созвон на час: с нашей стороны директор, руководитель отдела делопроизводства и я. Руководитель отдела рассказывает, как работа устроена на самом деле, вы задаёте вопросы. 4. Присылаете проработку и предложение по проекту с вашей ценой. 5. Выбираем исполнителя, договариваемся об условиях, начинаем. Созвон даём не всем только тем, кто прошёл первые два шага. Зато на нём вы получаете прямой доступ к людям, которые знают процесс и принимают решение. ЧТО ЖДЁМ В ПРОРАБОТКЕ Не презентацию про ИИ, а разбор наших процессов. По каждой операции: - вход: что приходит и от кого; - шаги: как реально делает человек, по действиям; - системы: куда вводит и откуда берёт; - время: сколько минут занимает одна штука; - частота: сколько штук в неделю; - узкое место: где ждут, где переделывают, где ошибаются; - цена ошибки: что происходит, если сделать неправильно. Плюс: сумма часов в неделю по каждой операции и по отделу целиком; маршрут автоматизации что автоматизируем, чем, в каком порядке, что делаем первым; где человек остаётся в контуре и почему; оценка эффекта в часах; риски и ограничения персональные данные, системы без API, качество сканов. ЧТО ПРЕДОСТАВЛЯЕМ Созвон с директором и руководителем отдела делопроизводства. Доступ к сотрудникам отдела для уточнений. Примеры документов в обезличенном виде. Описание систем и доступы по мере необходимости. Контактное лицо на проекте Андрей Сергиенко, помощник управляющих партнёров. УСЛОВИЯ Работа удалённая, регион не важен. Форма самозанятый, ИП или ООО. Цену и срок называете вы в предложении по проекту. Срок проработки согласуем на созвоне. ВОПРОСЫ КАНДИДАТУ Ответьте по пунктам. Отбираем по полноте ответов. 1. Кто вы: компания, ИП, самозанятый. Сколько человек в команде и кто за что отвечает. 2. Два-три кейса автоматизации документооборота или распознавания документов: задача, срок, результат, ссылка или пруф. 3. Какими инструментами работаете: Claude, GPT, n8n, Make, Python, RPA, что-то ещё. 4. Как проводите разбор процессов: сколько интервью, что меряете, что получается на выходе. 5. Что войдёт в вашу проработку перечислите документы, которые отдадите. 6. Сколько времени займёт проработка и когда готовы созвониться. 7. Есть ли опыт автоматизации в системах без API заполнение форм в чужом портале. 8. Как работаете с персональными данными: где обрабатываете, как храните. 9. Готовы разобрать одну нашу операцию как короткий пример.